Como simplificar processos de RH que envolvem a folha de pagamento?

Com certeza a folha de pagamento é um dos pontos mais sensíveis e importantes que uma empresa precisa se preocupar. Por isso, a maioria das áreas de RH buscam dinamizar sua área e simplificar os processos de gestão de folha de pagamento. Mas, como simplificar processos de RH?

Neste artigo iremos tirar todas as suas dúvidas e ajudar a ter um processo de folha inteligente.

O que é gestão de folha de pagamento?

A gestão da folha de pagamento significa toda a administração de informações e processos dentro da folha.

Dessa forma, é extremamente importante uma total organização para que os erros sejam evitados, já que isso pode implicar até mesmo em atrasos ou falta de pagamento dos funcionários. O crescimento da empresa faz com que todo esse processo se torne mais complexo e exija uma atenção cada vez maior da área responsável.

Justamente por isso, é que se recomenda a parceria com fornecedores capacitados que façam a folha de pagamento com expertise. Todo o processo de parametrização e setup do seu sistema é feito por especialistas na área, que vão configurar a ferramenta para que atenda com a melhor performance às suas demandas e desafios.

Além disso, todo o suporte em folha de pagamento, tanto do ponto de vista técnico, quanto estratégico, está disponível por meio dos nossos especialistas que atuam em células, o que gera maior interação e conhecimento sobre o cliente.

Como funciona o processo de folha de pagamento?

Assim como cada empresa tem suas particularidades em vários aspectos, o funcionamento da folha de pagamento não é diferente.

Não existe uma receita mágica ou um modelo oficial, sendo assim, ela pode ser adaptada aos critérios que melhor atendem as necessidades da sua empresa desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal. Existem muitas atividades de RH que podem ser terceirizadas.

Desta forma, isso consiste em demandar alguma atividade para uma empresa especializada.

Geralmente, as atividades operacionais são o foco da terceirização.

A folha de pagamento é um exemplo.

A terceirização do RH promove controle de custos, otimização de tempo e a certeza de poder contar com um serviço especializado de empresas com know how no ramo.

O que pode ser melhorado na folha de pagamento?

É aconselhável estar atento a erros recorrentes na folha, é preciso identificar o que está acontecendo, geralmente são erros simples de serem resolvidos.

Além disso, é extremamente importante poder contar com a tecnologia.

Por se tratar de uma obrigação legal mensal, qualquer equívoco pode trazer sérias consequências aos gestores e até mesmo prejudicar a imagem da empresa.

Felizmente, a tecnologia oferece ferramentas para simplificar esse processo, otimizando a rotina do profissional responsável.

Outra dica muito importante que pode ajudar em uma folha de pagamento realizada sem erros é a utilização do ponto eletrônico.

A folha de pagamento é baseada quase que exclusivamente no registro de jornada do trabalhador, por isso a importância de se ter um parceiro de ponto.

A importância da transformação digital

A folha de pagamento não é uma atividade simples. Diante de diversos processos, como otimizar todas essas tarefas, o RH passa a ser um pilar estratégico que favorece a produtividade gerando maior competitividade da empresa além da redução de custos.

Pesquisas realizadas no Brasil apontam que a contratação de serviços terceirizados se tornou um elo da estrutura produtiva e fator determinante para a competitividade em empresas de pequeno, médio e grande porte.

Vejamos as vantagens de ter um parceiro de gestão de folha de pagamento:

Redução de custos

Quando a organização opta pelo sistema de BPO, reduz gastos com equipe demasiadamente grande, infraestrutura de TI, mitigação de riscos e erros (o que evita multas e penalizações e até mesmo processos).

Terceirizar a folha de pagamento traz economia em comparação com a execução da tarefa internamente.

Redução de riscos

A folha de pagamentos pode oferecer uma série de riscos, como manipulação dos registros, erros de inputs, problemas com informações pessoais, etc.

O outsourcing da folha de pagamento pode ser uma excelente opção neste caso já que leva maior segurança de dados pela empresa terceirizada.

Economia de tempo

Quer você tenha cem ou mil funcionários, o processamento da folha de pagamento exige muito tempo e atenção, devido às burocracias.

Quando você considera o tempo gasto no processamento e gerenciamento da folha de pagamento, a terceirização para um fornecedor de serviços confiável pode parecer atraente.

Afinal, tempo é dinheiro. Além disso, a terceirização da folha de pagamento pode ajudá-lo a evitar perdas inesperadas de tempo que podem ocorrer se você cometer um erro na folha de pagamento ou se receber um aviso de erro inesperado.

Seu parceiro de serviços pode ajudar a evitar esses erros e permitir que você se concentre em suas operações principais.

Foco no que realmente importa: RH estratégico

Caso a folha de pagamento não seja a função central da sua empresa – por ser uma função secundária – qualquer tempo e recurso que você dedica a ela significa menos tempo para se concentrar em atividades geradoras de receita.

Ao colocar um especialista no controle do processamento da folha de pagamento, você pode usar melhor o seu tempo em áreas mais relacionadas ao seu negócio principal.

No momento em que uma organização é capaz de concentrar sua inteligência em seu core business e deixar atividades que podem ser terceirizadas nas mãos de fornecedores especializados, o potencial de eficiência dos processos é visível, portanto, vale a pena simplificar processos de RH.