Como terceirizar a folha de pagamento e escolher seu fornecedor

Antes de optar por um fornecedor, estude o mercado e entenda quais são as vantagens estratégicas de promover a terceirização da folha de pagamento da sua empresa.

Primeiramente a terceirização da folha de pagamento é de uma maneira estratégica um meio de agilizar os processos mais burocráticos de um a organização, por isso é adotada por gestores de excelência.

Você sabe quais as vantagens de terceirizar a folha de pagamento? E como escolher o fornecedor de folha mais adequado? Neste artigo iremos tirar todas as suas dúvidas

O que é folha de pagamento?

Ao passo que no Brasil este documento é obrigatório para qualquer empresa, independentemente do tamanho, a folha de pagamento é um documento extremamente importante para qualquer empresa, visto que é um registro fiscal.

Nela está contida todos os registros financeiros de um colaborador tais como:

• Horas extras

• Descontos

• Benefícios

• Vale-transporte 

O que é terceirização da folha de pagamento?

Terceirizar sua folha de pagamento é muito mais do que pagar para uma outra empresa fazer o serviço no lugar da sua: ao escolher o parceiro correto, você conta com tecnologia de ponta, especialistas e processos de folha de pagamento muito bem consolidados, tudo dentro de um panorama de redução de custos e facilidade de planejamento.

Mas, para sua empresa usufruir de todas estas vantagens, é necessário escolher o parceiro certo e, além disso, optar pelo melhor formato de serviço para as necessidades da sua área de Recursos Humanos e do seu negócio.

Nesse ínterim, ao terceirizar o serviço com uma empresa realmente especializada, que conta com equipes em constante aprimoramento, apoiadas por tecnologia de ponta, seu departamento pessoal e a empresa não apenas deixa seus colaboradores livres para dar mais atenção a atividades com maior valor agregado, mas também tem a segurança de contar com todo o conhecimento e a expertise do fornecedor.

Todos os processos de folha como, 13º salário, licenças, horas extras, ponto e outros tópicos terão uma gestão especializada.

Como escolher um fornecedor de folha de pagamento? 

Empresas que buscam a modernização de alguns processos de Recursos Humanos sempre cogitam terceirizar atividades mais burocráticas.

Desta forma, existem alguns pontos de atenção quando o assunto é escolher o fornecedor certo pra cuidar do seu DP:

Entenda todas as suas necessidades

Parece simples, mas muitas empresas falham justamente neste passo, por partir para escolhas sem antes ter clareza do que precisam, acabando por comprar soluções que estão aquém de seus desafios ou pagando demais por funcionalidades que não usarão.

Tire absolutamente todas as suas dúvidas sobre o produto/serviço

Uma vez que se tenha uma visão clara tanto de suas próprias necessidades quanto do nível de evolução tecnológica do fornecedor, ao mesmo tempo é hora de analisar criteriosamente tudo o que suas opções de ferramentas oferecem.

Atente-se não só para as funcionalidades, mas para a flexibilidade que cada ferramenta apresenta.

Tire todas as suas dúvidas e faca perguntas pertinentes

Sempre pergunte para o seu fornecedor:

• Qual é a infraestrutura técnica disponível?

• Possuem certificações técnicas?

• Qual é a disponibilidade (garantia que o sistema estará disponível)?

• Como garantem a segurança dos dados transmitidos?

Nunca abra mão de métricas de performance

Quanto tempo é muito tempo? Você precisa ter métricas e referências claras de prazos, tempo de execução de cada atividade, disponibilidade de sistema, e outros aspectos importantes de sistema.

Dê preferência, portanto, para ferramentas mais completas e profissionais. 

Transformação digital: analise o quanto seu fornecedor está atualizado com a tecnologia

Para quem nunca usou tecnologia de automação, qualquer sistema parece realmente inovador, mas isso pode ser uma distorção de percepção grave, que leva a erros nos pilares considerados estratégicos.

É importante entender bem qual o estágio em que sua empresa se encontra no quesito tecnologia, para que você possa escolher uma solução que se encaixe com o perfil da companhia, sem correr o risco de escolher algo que seja muito distante da realidade atual e que corra o risco de não funcionar para a equipe.

RH estratégico

Definitivamente, terceirizar a folha de pagamento é considerada uma ação de um RH estratégico. Com a evolução da transformação digital nas organizações, muitas áreas tiveram que se adaptar.

O RH estratégico neste caso, busca adquirir novas tecnologias, novos processos e nova forma de se integrar com os demais setores, não focando apenas nas suas atribuições, mas tendo uma visão macro da empresa.

RH estratégico engloba atividades que visam aprimorar o negócio.

Nesse modelo de gestão o foco é contribuir para os resultados e as metas da organização, utilizando sempre a mensuração de dados e informações para tomar decisões embasadas nas necessidades reais da empresa.

Quanto mais próximo o alinhamento entre o RH e a estratégia geral de negócios, melhor a capacidade da empresa de se antecipar e responder às necessidades de seus clientes.

E você, é estratégico? Possui uma área de RH respaldada pela tecnologia e a expertise de um fornecedor? Conheça a Propay e veja como podemos lhe ajudar!