Os benefícios de terceirizar a folha de pagamento são muitos, mas para aproveitar todos, o gestor de RH precisa de alguns cuidados.
Empresas de diversos portes têm grandes vantagens ao optar pela automação e terceirização de rotinas de RH, como a folha de pagamento, por exemplo.
Isso, contudo, pode ser muito prejudicado caso sua empresa não analise alguns pontos importantes antes de iniciar esse processo, como por exemplo:
Expertise dos especialistas do fornecedor
Sistemas avançados de automação e controle
Possibilidade de gerenciamento consistente por painéis de controle
Como em qualquer grande implementação tecnológica da empresa, o uso de sistemas externos para RH pode ter grande impacto nas rotinas da empresa e, sem o devido planejamento e envolvimento da TI, as chances de lidar com graves imprevistos é alta, o que pode gerar custos desnecessários, reclamações de usuários e até mesmo, em casos extremos, levar ao cancelamento do projeto.
Quem quer fazer a migração para esse modelo de trabalho precisa dar atenção aos três pontos a seguir, que são etapas cruciais para uma implantação fluida e segura de serviços de outsourcing:
Com o apoio da TI, o primeiro grande passo é verificar qual o estado de sua infraestrutura de TI. Servidores, rede, número de usuários, pontos de acesso, vulnerabilidades, apenas para citar os pontos críticos precisam ser criteriosamente levantados juntamente com a TI para que você saiba se sua empresa pode receber o sistema e rodá-lo com segurança e eficiência.
De posse dessas informações é possível analisar se serão necessárias melhorias ou upgrades, ou se o que sua empresa oferece já é suficiente para uma instalação efetiva da solução.
Folha de Pagamento é basicamente uma enorme coleção de dados a serem processados e consultados, o que requer uma boa quantidade de banda de conexão disponível.
Mesmo que o link de navegação da empresa seja razoável, consulte seu pessoal de TI para avaliar se a demanda do novo sistema irá exigir algum tipo de ampliação ou um link exclusivo, ou se o que é disponível atualmente permite um bom uso da ferramenta sem prejuízo dos usuários.
Muitos sistemas dentro da empresa podem apresentar um alto grau de interdependência sem que isso fique evidente para os usuários.
Sistemas de ponto de funcionários podem estar ligados à catraca, sistemas de controle financeiro podem extrair dados de Folha de Pagamento, o ERP da empresa pode ter alguma interação com ferramentas do RH.
E tudo isso pode ser duramente prejudicado se a troca por uma solução nova for feita sem as devidas considerações.
Ao realizar a migração, garanta que todos os sistemas interdependentes sejam devidamente rearranjados na nova ferramenta para que não haja surpresas desagradáveis para nenhuma área.
Similarmente, mesmo após a implementação com sucesso do novo sistema, mantenha os dois funcionando em regime de redundância, conferindo se tudo que está sendo processado em um está sendo devidamente processado no outro.
Isso garante que não haja perda de dados ou erros quando o novo sistema passar a operar sozinho.
Estas mudanças são complexas, mas quando feitas com consciência e planejamento os impactos são mínimos e os resultados são excelentes.
Para isso, envolva suas equipes, coordene seu pessoal e, principalmente, escolha um parceiro que lhe dê o apoio certo, oferecendo não apenas as melhores soluções tecnológicas mas também a expertise e o conhecimento ideal para que você tenha os melhores resultados.
Como você pôde conferir neste post, os desafios do Gestor de RH envolvem todas as áreas de uma empresa. Se manter informado pode lhe fornecer uma grande vantagem e evitar muitas dores de cabeça.
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