Software de folha de pagamento: importância de automatizar

Empresas que buscam a modernização de alguns processos de Recursos Humanos sempre pesquisam por softwares que automatizem processos. Na prática, automatiza significa que a empresa deixa de executar atividades de forma manual e faz com que a tecnologia assuma um papel importante no dia a dia do negócio. 

Como a folha de pagamento é uma tarefa um tanto burocrática e repetitiva, cheia de manobras importantes e relações diretas com as mudanças na legislação, muitos RHs querem automatizar para descomplicar esta tarefa.

Pensando nisso, separamos algumas perguntas sobre automatização que costumam ser as principais dúvidas dos profissionais de RH. 

O que é um software de folha de pagamento?

Sistema de folha (ou software de folha de pagamento) é um sistema completo que otimiza a gestão de departamento pessoal nas empresas, auxiliando em todas as rotinas, além de estar preparado para as obrigações do governo.

Como funciona um sistema de folha de pagamento?

A principal função do sistema de folha de pagamento é a realização dos cálculos que cada colaborador deve receber e o que deve ser descontado no fim do mês, gerando relatórios que contam com todas as observações financeiras entre o empregado e o empregador.

Quais são as vantagens de contar com um bom sistema?

A principal vantagem é uma folha de pagamento sem erros.

Softwares permitem maior precisão nos inputs de dados, além de proporcionar mensuração de resultados com a geração de relatórios.

 Além de mitigação de riscos e erros, um sistema de folha de pagamento, permite boa redução de custos devido ao uso de equipamentos tecnológicos, reduzindo os gastos com a manutenção.

Adotando uma ferramenta de automação, você terá tudo preenchido de forma digital e direta, reduzindo a possibilidade de erros e facilitando a identificação de eventuais problemas.

Como Automatizar o RH?

Primeiramente é necessário entender as necessidades do seu RH. Há diversas tecnologias disponíveis no mercado, porém sua empresa deverá fazer uma análise minuciosa para saber quais ferramentas farão sentido e atenderão todas as demandas de maneira satisfatória.

Nesta década tivemos uma invasão de tecnologia de informação.

A inteligência de negócios (BI) proporciona uma ampla visão das operações da empresa, além da possibilidade das metodologias e ferramentas se conversarem.

Para a área de RH, é perceptível que esse cenário está no caminho da transformação, principalmente pelo mercado corporativo exigir cada vez mais a inteligência de negócios.

Para facilitar, você pode contar com um fornecedor para trabalhar com a sua automatização, será mais simples e rápido.

Para quem nunca usou tecnologia de automação, qualquer sistema parece realmente inovador, mas isso pode ser uma distorção de percepção grave, que leva a erros nos pilares considerados estratégicos.

É importante entender bem qual o estágio em que sua empresa se encontra no quesito tecnologia, para que você possa escolher uma solução que se encaixe com o perfil da companhia, sem correr o risco de escolher algo que seja muito distante da realidade atual e que corra o risco de não funcionar para a equipe. Paralelamente, é fundamental entender o quanto o fornecedor que você cogita está avançado em tecnologicamente falando.

A evolução técnica atual ocorre com uma velocidade alta, por isso você precisa contar com uma solução realmente atualizada, que tenha uma boa longevidade e não esteja perto de ser substituída por algo mais novo e eficiente.

Software de folha de pagamento: vantagens estratégicas

Automatizar a folha de pagamento permite ao RH a ser cada vez mais estratégico.

Uma área de Recursos Humanos estratégica é aquela que se baseia em dados para tomar decisões assertivas, que utiliza a tecnologia para otimizar e maximizar todos os seus processos, que demanda as rotinas mais operacionais e burocráticas para empresas especializadas e que possui uma visão macro dos negócios da empresa (o que facilita a tomada de decisão sempre de acordo com o rol de negócios).

Software de folha de pagamento permite que a área de RH sempre esteja com foco voltado para gerar valor, já que os processos operacionais acabam sendo executados pelo sistema ou empresas parceiras que forneçam essa tecnologia.

Tecnologia no RH

O ano de 2020 de grandes transformações. O home office sendo adotado por boa parte das empresas devido ao surto de Covid-19, impactou principalmente a área de RH e foi marcado por grandes desafios para os gestores.

A tecnologia no RH sempre foi uma pauta recorrente, porém diante de acontecimentos históricos ela foi acelerada.

A fim de digitalizar o departamento de RH, hoje existem diferentes softwares de RH que permitem simplificar a rotina operacional.

É importante ressaltar que a principal vantagem da tecnologia no RH, é permitir que você tenha todos os processos de RH centralizados em uma única plataforma.

Transformação digital

A transformação digital impacta diariamente na maneira em que as empresas atuam. 

Neste mundo que muda rapidamente e sempre cria oportunidades, o RH acaba recebendo a missão de garantir que a empresa tenha os colaboradores com as habilidades adequadas e que trabalhe em boas condições para aproveitar todos os benefícios que a era digital tem a oferecer.

Se tratando de mudanças digitais, a automatização de processos vem sendo implementada pelas empresas.

Uma pesquisa realizada pela CareerBuilder, um dos maiores portais de emprego dos EUA, constatou que mais de um terço das empresas entrevistadas não possuem seu processo de recrutamento automatizado.

De acordo com a mesma pesquisa, a maior parte da automação envolve Folha de Pagamento e Benefícios, além de apontar que a maioria das empresas que aumentaram a automação relataram economias de custo significativas e maior eficiência em seus processos. 

A automatização pode ser um grande ponto positivo, mas a jornada digital, principalmente quando falamos do RH, envolve o poder de percepção da área como sendo estratégica.

Para isso é preciso que o RH entenda os processos digitais não apenas do seu setor, mas sim de todos as outros.

E você RH, já se considera por dentro da transformação digital? Seus processos já estão automatizados?

Conclusão

Concluindo, automatizar os processos de folha de pagamento de uma empresa traz diversas vantagens para a companhia em geral, principalmente para a rotina de RH. Ter um parceiro especializado facilita ainda mais esse processo.