Como a otimização de processos melhora a performance do RH?

A falha na gestão de processos é um problema comum nas empresas e pode prejudicar o desempenho das equipes sem que os gestores e profissionais perceba.

Descubra como você pode evitar isso para seu RH.

Otimização de processos

É um quadro comum, até demais: volume enorme de trabalho, equipes reduzidas, pouca margem para erros e prazos apertados.

Com tantas variáveis negativas, a necessidade da execução das atividades faz com que os profissionais foquem muito na operação e pouco – ou quase nada – no processo por trás dela.

A importância da padronização 

Como consequência direta, não se forma um padrão definido de atividade, algo que possa ser replicado conforme a equipe cresce e novos membros se juntam a ela.

Ao invés disso, cada um realiza seus trabalhos de acordo com suas próprias perspectivas, o que tende a gerar problemas de inconsistência, retrabalhos, erros e muitos outros pequenos entraves que, acumulados, formam grandes dores de cabeça para o departamento.

Um outro problema que é sentido nesta situação é a perda do Conhecimento da empresa juntamente com o profissional.

O profissional que foi desligado, em teoria, já conhecia a empresa: sabia das rotinas de trabalho, já havia desenvolvido vínculo com outros profissionais, fornecedores e clientes, já se encontrava em uma posição na qual conseguia desempenhar suas funções de forma fluída.

Houve um gasto na formação deste profissional, tanto de tempo quanto de dinheiro, e este investimento deverá ser feito mais uma vez para a formação do novo profissional.

Como evitar essas situações?

Evitar essas situações não é difícil, mas exige uma boa dose de empenho, pois são atividades que raramente se destacam entre as percebidas como prioritárias, mesmo sendo tão importantes.

Basicamente, se você quer esta mudança para seu RH, é necessário olhar para dois pontos de referência nos processos:

• o ponto inicial (em inglês “as is”, ou “como está” em português);
• o ponto desejado ( em inglês - “to be”, ou “a ser” em português, indicando aquilo que o processo deve se tornar).

A partir da comparação entre como os processos deveriam ser e aquilo que efetivamente é realizado, você pode começar implementar as mudanças e melhorias que trarão mais dinamismo e produtividade, e que poderão ser escaladas facilmente em caso de expansão ou redução das atividades.

Os benefícios dos processos adequados

O que exatamente você pode trazer para seu negócio com um processo renovado e bem documentado?

Os pontos a seguir são alguns dos benefícios mais comuns que empresas e departamentos recebem com processos renovados:

Aumento da produtividade

processos ruins podem fazer com que um profissional perca um tempo valioso do dia em atividades que não geram resultados, e isso pode trazer enormes perdas de produtividade.

Se um colaborador perder apenas uma hora de seu dia graças a um processo mal estabelecido, isso acumula um total de 22 horas em um mês, ou quase três dias de trabalho, número que cresce ainda mais se se considerar o departamento como um todo.

Integração

com menos visibilidade sobre tudo que é feito no departamento, fica mais difícil encontrar sinergias entre as atividades e entre os colaboradores.

Ao se otimizar o processo, os gestores conseguem ter e passar uma visão mais nítida e abrangente do que é feito, o que amplia a integração e a eficiência da equipe;

Redução de custos

diretamente ligado ao primeiro item, a perda de produtividade faz com que os valores pagos aos profissionais sejam desperdiçados pela falta de eficiência operacional.

Adicionalmente, processos ruins levam a necessidade de mais contratações, e sujeitam a empresa a mais erros operacionais, o que também pode gerar custos;

Compliance

para empresas que são auditadas ou que precisam seguir manuais de conduta, o mapeamento de processos é essencial para garantia de consistência operacional, com mitigação de riscos e perdas; sem a devida gestão a empresa não consegue se manter dentro do padrão de eficácia operacional esperado, e pode sofrer algum tipo de sanção;

Menos falhas de comunicação

Subjetividade pode ser um grande obstáculo para que seu RH seja realmente dinâmico e eficiente, e isso é muito reduzido com processos claros.

Seu RH vai melhorar a comunicação entre membros da equipe e entre líder e liderados, o que fortalece a gestão e a operação da atividade do RH.

Aumentar a produtividade empresarial e no departamento, controlando custos e permitindo escalabilidade das operações: vantagens assim estão ao seu alcance, com a devida gestão dos processos, por isso invista tempo neste aspecto que, certamente, os resultados não demorarão para aparecer.

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